О компании Услуги Программы обучения Семинары Статьи и материалы Получить вакансию Контакты
 


Главная Статьи и материалы Почему вакансия не закрывается?

 

Почему вакансия не закрывается?

 

 

Наверное, не будет преувеличением, если предположить, что подобный вопрос звучит в течение среднестатистического рабочего дня довольно часто. Неважно кто задает себе этот вопрос: рекрутер, линейный менеджер или HR менеджер. И, как правило, ответ на него находится не всегда. Конечно, можно найти причины, почему данная вакансия не закрывается. Тем более что «удобное» объяснение всегда под рукой: на рынке труда наблюдается острый дефицит специалистов, спрос превышает предложение и необходимо смириться с данным положением вещей.

Доля истины в этом утверждении, конечно же, есть, вот только ситуация не столь безнадежна. На наш взгляд, вакансии не закрываются не только по причине дефицита на рынке труда. Есть и другие факторы, которые можно проанализировать, устранить и добиться хороших результатов в подборе персонала.

Работая в рекрутинговом агентстве, мы, как и наши коллеги из других рекрутинговых агентств, сталкиваемся с проблемой закрытия вакансий. Проанализировав все случаи, которые происходили с нами, мы решили поделиться накопленным опытом и нашими мыслями.

Вначале давайте зададим себе простой вопрос: кто несет ответственность за достижение положительного результата в подборе специалиста для компании, от чьих действий зависит это результат?

Чтобы ответить на него, необходимо прояснить, кто, же, собственно, участвует в процессе подбора специалиста?

Предварительно, давайте договоримся: в данной статье мы не рассматриваем случаи простых вакансий, для закрытия которых и в рекрутинговое агентство обращаться не стоит. Мы говорим о сложных позициях, с которыми эффективнее работать, привлекая рекрутинговое агентство. Кроме того, говоря о взаимодействии с работодателем, мы имеем в виду компании с достаточно развитой структурой, в которых предусмотрена функция HR, как отдельная штатная единица.

В данном контексте мы имеем три основных участника процесса подбора персонала для компании: рекрутер, HR менеджер (или специалист отдела HR, ответственный за подбор) и линейный менеджер, которому, собственно, и подбирается необходимый специалист.
Мы смело можем назвать эту группу проектной командой, и использование термина «команда» здесь не случайно. Ведь, в ситуации рекрутмента все трое имеют одну цель: закрыть вакансию нужным специалистом в необходимые сроки и с требуемым уровнем затрат. Задача у всех одна, а вот роли и функции разные. И как в любой команде, эффективность ее работы зависит от того, насколько четко распределены роли, насколько прозрачно и эффективно взаимодействие и насколько устранены ситуации дублирования одних функций и невыполнения других.

На практике мы часто сталкиваемся с тем, что третий ключевой участник проекта – линейный менеджер – остается в тени рекрутингового процесса, предпочитая оставаться пассивным потребителем данной услуги.
Мы согласны с определение «потребитель услуги» - ведь в этом смысл нашей работы - но только с приставкой «активный». Ведь в конечном итоге именно линейный менеджер потом работает с подобранным специалистом, сталкиваясь со всеми погрешностями подбора, неся все затраты от того, что специалист не приступил вовремя.

Тем не менее, часто бывают ситуации, когда для агентства единственным источником информации является HR менеджер. И рекрутеру приходится работать в режиме опосредованного взаимодействия. Как часто HR менеджерам приходится строить разговор с агентством приблизительно в таком ключе: «линейный менеджер сказал то-то», или «линейному менеджеру не подошло в этом кандидате следующее…»?
Возникает вопрос: почему, вместо того, чтобы тратить драгоценное время (в первую очередь самого HRа) на игру в испорченный телефон, не включить в этот процесс самого линейного менеджера, сократив тем самым время на передачу информации и риск искажения этой информации?

И тут же сталкиваемся с двумя достаточно распространенными возражениями.
Первое: у линейного менеджера нет времени, это не его основная функция, для этого в компании есть специальный человек (HR).
Второе: если подбором занимается линейный менеджер, зачем тогда нужен HR (или еще хуже – рекрутинг-менеджер, которого, собственно, мы и взяли для выполнения этой узкой функции)? Ничего не напоминает? Мы опять сталкиваемся с мнимой конкуренцией. Только в данном случае HR конкурирует не с рекрутером (этой теме посвящено достаточно много публикаций), а с собственными линейными менеджерами.

Позвольте не согласиться ни с одним из приведенных возражений.
Во-первых, очевидно, что как раз подбор нужных специалистов является одной из основных задач линейного менеджера (в отличие от рядового специалиста, который просто выполняет определенный круг работ по специальности).
Что касается второго возражения, то оно, как раз и строится на нечетком определении ролей и полномочий линейного менеджера и HR менеджера и нечеткости задач каждого во взаимодействии с агентством и между собой.

Давайте попробуем описать эти роли, оценить функциональную ответственность каждой стороны в процессе рекрутмента и посмотреть, где происходят (или могут происходить) сбои. Ведь каждый из них может стать причиной того, что вакансия не закрывается
При этом сразу оговоримся, что в данной статье мы не претендуем на исчерпывающее описание, т.к. не это является нашей задачей. Мы довольно схематично опишем вовлеченность каждого из троих участников в основные этапы рекрутмента и постараемся показать, как действия или бездействие кого-либо из них может стать причиной неудачи в подборе персонала.

 

Рекрутер

Роль рекрутера достаточно хорошо описана в многочисленных публикациях.
Мы принимаем, как базовое условие, что потребность в специалисте снята правильно. Рекрутер четко понимает, кого необходимо найти и хорошо владеет рекрутинговой технологией. Мы также не рассматриваем ситуацию, когда у рекрутера нет временного ресурса для работы над вакансией. Что же необходимо сделать, чтобы через некоторое время не столкнуться с риторическими вопросами «Ну почему же не закрывается? Что делать дальше?».
Задача рекрутера не просто быть квалифицированным исполнителем заказа. Он должен выступать внешним экспертом, оценивающим реальность рекрутингового задания, базируясь на знании общих тенденций рынка труда в целом. Кроме того, профессиональный рекрутер должен быть менеджером проекта, который четко отслеживает соблюдение временных параметров проекта.
Начнем с реальности рекрутингового задания. Сняв потребность в специалисте, рекрутеру необходимо провести тщательный анализ, взвесить всю полученную информацию и оценить степень реальности нахождения специалиста.
Есть изначально сложновыполнимые заказы, которые опытный рекрутер распознает сразу:

  • Поиск редких специалистов с уникальным набором навыков;
  • Поиск высококвалифицированных столичных специалистов для работы в другом регионе в сжатые сроки;
  • Несоответствие требуемой компетенции и компенсационного пакета;
  • Нереальный срок закрытия вакансии;
  • Отсутствие у клиента сформированных требований к специалисту;
  • Сезонность (например, сложно найти работающего главного бухгалтера, который уйдет из своей компании в период сдачи годовой отчетности);

В данных случаях есть только два пути развития событий для рекрутера – принять заказ, поверить в чудо и с высокой вероятностью подвести клиента или честно обсудить с линейным менеджером и HR нереальность заказа и достичь компромисса. Ведь перед клиентом и рекрутером стоит, как уже говорилось, задача найти нужного специалиста в нужный срок по необходимой цене. Рекрутеру необходимо проанализировать, а потом совместно с клиентом обсудить сможет ли проектная команда (рекрутер, HR, линейный менеджер) достичь результата при таких исходных данных. Ведь поражение будет общим и на данном этапе необходимо взвесить все за и против.

Конечно, иногда принимаясь за заказ рекрутеру тяжело оценить сложность заказа, особенно если с таким рынком, заказом он сталкивается впервые. В таких случаях мы стараемся привлекать экспертов, которые могут привнести знание специфики данного рынка кандидатов и дать заключение о реальности выполнения заказа в соответствии с потребностью клиента.
Соблюдение временных параметров процесса подбора. Очевидно, что все стороны заинтересованы в скорейшем закрытии вакансии. Однако рекрутер, находясь между компанией и кандидатом, должен обеспечить оптимальную логистику процесса отбора. Не возможность организовать интервью кандидата у заказчика в оптимальное время, чрезмерное увеличение временного промежутка между этапами интервью для одного кандидата или между собеседованиями с разными кандидатами – все это может привести к тому, что реально выполнимое рекрутинговое задание может быть не выполнено. Безусловно, ответственность за это нельзя возлагать только на рекрутера, так как он не может влиять на бизнес планы компании и ее сотрудников. Однако его задача - максимально снизить риск незакрываемости вакансии по данной причине путем постоянного мониторинга расписания как кандидата, так и менеджера, ответственного за соответствующих этап подбора. Рекрутер должен знать о предстоящих длительных командировках своего кандидата, о его продвижении в рамках других конкурсов, в которых участвует кандидат, и своевременно сообщать об этом представителям заказчика.

 

HR менеджер

Роль менеджера по персоналу в проектной команде очень велика. Данный игрок прекрасно знает свою организацию, сотрудников, корпоративную культуру и потребности в новых ресурсах. Профессиональный HR всегда занимает активную позицию в рекрутингом процессе и, конечно же, никогда не станет дублировать функцию агентства. Если HR менеджером принимается решение о привлечении агентства для работы над вакансией, он сам из роли исполнителя заказа переходит в модератора процесса. Его роль неоценима на этапе постановки задачи поиска, обсуждения с агентством реальности заказа и последующей оценки претендентов, адаптации финалиста. Однако при этом, он не должен за агентство или параллельно с агентством выполнять одни и те же функции.
Очень часто именно соревнование с агентством приводит к тому, что вакансия не закрывается. Ведь любое соревнование в данном случае имеет ряд отрицательных сторон – мнимая возможность закрыть вакансию своими силами и сэкономить на части гонорара агентства превращается в дублирование игроками одних функций и невыполнению других.

Почему, например, HR не должен дублировать или замещать агентство в процессе снятия заказа у линейного менеджера? Также как и рекрутер, HR менеджер объективно не является экспертом в области финансов или телекоммуникаций. Обладая теми же навыками, что и рекрутер, HR, безусловно, сможет снять потребность правильно. Но сможет ли он ее транслировать достаточно полно рекрутеру? Часто возникает такая ситуация, когда при передаче заявки в рекрутинговое агентство, HR не всегда может ответить на все дополнительные вопросы рекрутера. В результате такого опосредованного взаимодействия на этапе постановки задачи, мы теряем, по крайней мере, драгоценное время, а зачастую и недостаточно корректно определяем источники поиска кандидатов.
Бывает так, что, не дождавшись от агентства оперативных результатов, HR менеджер сам берется за поиск кандидатов. Увеличивается скорость, но зачастую обратным эффектом становится упрощение рекрутинговой технологии, что сказывается на качестве привлечения и отбора кандидатов. Не говоря уже, о мотивации рекрутера, который в таком случае не понимает, зачем к нему обратились. Он ведь предоставляет профессиональный сервис, направленный на закрытие вакансии, а не на увеличение количества кандидатов.
Более того, выполняя не свою функцию, HR менеджер не оставляет себе времени на исполнение собственной роли. А значение этой роли невозможно переоценить. Задача HR менеджера в условиях подбора специалистов с привлечением агентства заключается в:

  • постоянном мониторинге действий агентства;
  • качественной оценки кандидатов, предоставленных агентством, с точки зрения HR вопросов (соответствие корпоративному стилю, адекватность мотивации и ожиданий кандидата соответствующей позиции, перспективность данного кандидата для развития компании в целом пр.)
  • предоставлении качественной обратной связи агентству по перечисленным выше параметрам и соответственная корректировка действия агентства;
  • консультационной поддержке линейного менеджера в процессе отбора кандидатов.

Довольно часто именно на этапе прохождения интервью у линейных менеджеров мы сталкиваемся с возможностью того, что вакансия не закроется. Вопрос не в профессиональной компетенции линейного менеджера или кандидата. Линейный менеджер является квалифицированным специалистов в своей профессиональной области. Но при этом в проведении интервью, оценке кандидата по результатам интервью и предоставлении качественной обратной связи у линейного менеджера может не быть достаточных навыков. И тогда мы можем столкнуться с тем, что количество кандидатов, просмотренных линейным менеджером, будет увеличиваться, а к закрытию вакансии мы не приблизимся.
Собственно HR менеджер несет ответственность за то чтобы своевременно выявить данную проблему и помочь линейному менеджеру приобрести необходимый навык (но ни в коем случае не выполнять за линейного менеджера его часть работы!).
Невмешательство HR менеджера в нужный момент может привести к тому, что вакансия не закроется. Именно данная функция HR является очень важной, и качественное ее выполнение дает ответ на вопрос «зачем нужен HR, если линейный менеджер активно участвует в процессе рекрутмента?»

Почему же все-таки не закрывается вакансия, если задача поставлена реальная, агентство обладает всеми ресурсами и возможностями, чтобы ее выполнить, компания обладает хорошей репутацией, а компенсационный пакет является конкурентоспособным?
При профессиональном подходе HR менеджера и рекрутера, их четком взаимодействии и не дублировании функций, а их дополнении, стоит обратить внимание на третьего игрока – линейного менеджера.

 

Линейный менеджер

Корпоративные политики и процедуры отбора персонала в различных компаниях разные. Тем не менее, условно их можно разделить на две группы. В одном случае, достаточно традиционном для нашего рынка, процесс отбора кандидатов построен в следующей последовательности: рекрутинговое агентство-HR менеджер - линейный менеджер (долее – более высокий руководитель, если это предусмотрено структурой компании). Соответственно все остальные информационные потоки в процессе рекрутмента подчинены этой последовательности, меняется только направление: от агентства к линейному менеджеру и от линейного менеджера к агентству.
В другом случае первичный отбор кандидатов, предоставленных агентством, осуществляет линейный менеджер, а HR менеджер встречается уже с финалистами. Но в то же время HR выступаем фасилитатором процесса на протяжении всего проекта подбора.
Безусловно, выбор той или иной формы взаимодействия, остается за компанией и обусловлен многими факторами.
Но в любом случае роль линейного менеджера критично важно, и от его активных действий зависит результат подбора в такой же степени, как и от действий других членов проектной команды.
Никто кроме линейного менеджера не может поставить задачу поиска, определить ключевые компетенции искомого специалиста, уточнить формальные и неформальные требования. Никто кроме менеджера не сможет оценить компетенцию специалиста или запросить помощь в оценке такой компетенции. Никто, кроме линейного менеджера, не сможет принять решении о корректировке изначальных требований.

Как линейный менеджер может внести свой вклад в то, что вакансия не закрывается? Вот наиболее часто встречающиеся действия менеджеров:

  • Установление нереальных сроков и задачи поиска (комбинация требований);
  • Отсутствие информации у рекрутера (и зачастую у HRа) о ключевых компетенциях для данной позиции;
  • Неготовность к компромиссу и корректировке задачи поиска;
  • Отсутствие коммуникации с рекрутером (постановка и корректировка задачи поиска на протяжении всего процесса подбора, детальное обсуждение компетенций кандидатов);
  • Некачественная обратная связь после интервью с кандидатами;
  • Отсутствие заинтересованности в поиске специалиста, потребительское отношение к агентству;
  • Затягивание сроков интервьюирования кандидатов;
  • Неумение проводить интервью и оценивать компетенции и мотивацию кандидатов;
  • Неумение презентовать свою компанию и позицию наилучшим образом;
  • Скрытые мотивы и требования менеджера, о которых неизвестно другим игрокам (рекрутеру и HR);

Как видно, отбросив формальности, можно с уверенностью сказать, что индивидуальной ответственности за результат заполнения вакансии не существует. Фактически три основных игрока, работая вместе, добиваются результата: HR, рекрутер и линейный менеджер.

Безусловно, каждый рекрутинговый проект (каждая новая вакансия) – это уникальный набор условий и обстоятельств, которые влияют на успешность данного проекта.
Конечно же, в любом случае, если агентство берется за работу над той или иной вакансией, на нем лежит ответственность за качественное и своевременное выполнение взятых обязательств. Результат напрямую зависит от профессионализма рекрутера, работающего над вакансией.
Но, поскольку работа над вакансией – это совместная работа агентства и компании работодателя, достичь результата, можно только в режиме командной работы.

Если в команде – рекрутер, линейный менеджер и HR нет понимания своей роли и функции, команда как таковая, существует только номинально. Без командного видения и правильной организации взаимодействия при подборе, рекрутмент превращается в эпизод басни «Лебедь, Рак и Щука». Так как серьезная вакансия в данном случае может закрыться только по воле случая, возникает острая необходимость в дополнительном количестве агентств (ведь одно-то не справляется!?!), нереальных сроках (время-то упущено!) и т.д. В конце концов, приходим к разочарованию в рекрутинговом сервисе и недовольству рынком труда. А ведь зрелость и профессионализм всех троих игроков влияет на результат! Как его можно достичь, если изначально заложена системная ошибка, которая дает слишком маленькую вероятность закрытия вакансии.

Работая давно в сфере рекрутмента, мы пришли к выводу, что HRу необходимо проводить с линейными менеджерами целенаправленную работу по развитию их компетенции в области управления персонала, и в частности оценки и подбора. HR менеджерам стоит задуматься обладают ли их линейные менеджеры навыками, необходимыми для интервьюирования и оценки кандидатов? Могут ли их менеджеры мотивировать кандидатов, заинтересовать их данной работой? Конечно же, каждый из линейных менеджеров обладает разными навыками, знаниями и жизненным опытом, а задача у них в подборе одна.

Задача HR менеджера – своевременно определить необходимость в коррекции работы своих линейных менеджеров, в получении ими необходимых для отбора персонала навыков. Задача рекрутера – оказать консультационную помощь в этом процессе. Кроме того, из нашей практики, хороший эффект получается в ходе прохождения линейными менеджерами корпоративного тренинга по рекрутменту, который приводит к общему знаменателю знания и умения линейных менеджеров и позволяет отбирать не только квалифицированных специалистов, а и людей, соответствующих корпоративной культуре компании в целом.

Конечно же, мы анализировали, что приводит к уменьшению периода работы над вакансиями и увеличивает шанс заполнить вакансию, придерживаясь всех необходимых критериев качества. Конечно же, опыт рекрутеров и их добросовестная работа лежат в основе качественного рекрутингового сервиса. Но наилучшего результата мы добиваемся в случае слаженной работы проектной команды: рекрутер, HR и линейный менеджер. Профессионализм, зрелость, а также понимание своей роли и функции каждым из членов данной команды позволяет решить рекрутинговую задачу любой сложности!

 

(Журнал "Управление Персоналом", № 10 (157), 2006)

 


ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В СНГ

Россия
125171, Москва, Ленинградское шоссе, д. 16-А, стр. 2
БЦ «Метрополис»

Украина
02002, Киев, ул. Марины Расковой, 23, корп. 1
БЦ "NOVA"

 

HEAD OFFICE CANADA

Ванкувер
250 Howe Street
Vancouver, British Columbia V6C 3R8

Торонто
120 Eglinton Avenue East
Toronto, ON, M4P 1E2

 

© 2002-2017 Все права защищены

Партнерам | Работодателям | Рекламные и Представительские услуги | Контакты